این یک پست وبلاگ نیست؛ جواب یک سوال است در باره اینکه «چطور ایمیل بزنیم».

این پست را به عنوان یک ایمیل نوشته بودم در جواب سوال فریده که پرسیده بود چطور ایمیل بزنیم. با اینکه لحن جوابم شبیه به پست های وبلاگ نیست اما چون امروز صبحم با یک ایمیل شروع شد که حتی حداقل ها را هم رعایت نکرده بود فکر کردم شاید توضیحاتم برای بعضی از آدمها مفید باشد. کلا تحت تاثیر لاله و رعنا که تجربیات باارزش شخصی اشان را به اشتراک می گذارند من هم دلم خواست کمی مفید باشم.

سوال فریده:

کامنت اول:
سلام میشه لطفا یه پست راجع به نحوه درست ایمیل نوشتن بذارین.من تو ایمیل نوشتن تو حوزه های کاری و دانشگاهی خیلی مشکل دارم و گاهی اوقات جواب ایمیل هامو نمیگیرم و یا به چیزی که میخواستم نمیرسم. از اونجایی که خیلی وقته شما رو میخونم،میدونم تو این کار خیلی موفق بودین.میشه یکم از تجربیاتتون بگین؟ ممنون

(تاریخ: نهم تیر) 

عتیق: حتما! البته من بیش از اینکه ایمیل بزنم جواب ایمیل می دم ولی این سوال شما رو یه ایمیل فرض می کنم و توی یه پست جوابشو می ذارم. به زودی.

کامنت دوم:

فریده: من هنوز هم منتظر پاسخ شما در قالب یک ایمیل هستم :-)
(تاریخ: دوم مرداد)

عتیق: چشم. همین الان دارم شروع می کنم به نوشتن. ببخش بابت اینقدر تاخیر.

جواب من:(تاریخ: دوم مرداد)

سلام

واقعا شرمنده ام که اینقدر دیر دارم جواب میدم.

همون موقعی که گفتی تازه انگار یه تلنگری بهم خورده باشه که چقدر ایمیل جواب نداده و کار نکرده دارم.

تازه یه کم لیستم سبک شده.

ببین من کلا بیشتر در جواب دادن به ایمیل تخصص دارم تا ایمیل زدن.

برای همین بهت می تونم بگم که چه جور ایمیل هایی باعث می شن که آدم تشویق بشه جواب بده و چرا بعضی ایمیل ها هیچوقت جوابی دریافت نمی کنن.

برای ایمیل زدن توی رده های مختلف توی فرانسه فرمول هست:

بر اساس سطح صمیمیت.

یعنی مهم نیست که ایمیل کاریه یا شخصی، مهم اینه که کسی که داری براش ایمیل می زنی چقدر باهات صمیمیه.

من خودم از این روش استفاده می کنم.

یعنی اگه یه ایمیل کاری بخوام بزنم به یه دوست توی یه شرکت مثل ایمیل دوستانه می زنم و حالت رسمی بهش نمی دم؛

مگه اینکه بخوام به آدرس ایمیلِ شرکت بزنم که بدونم کسان دیگه هم ممکنه چک کنن.

برای همین به نظرم خوبه که آدم چند تا نمونه خوب از ایمیل از سطح خیلی صمیمی و دوستانه تا سطح خیلی رسمی داشته باشه به عنوان الگو و از اونها استفاده کنه.

برای جواب دادن هم بهتره که آدم از همون ادبیاتی استفاده کنه که طرفی که ایمیل زده استفاده کرده.

مثلا فرض کن که من یه دوستی دارم به اسم لیلا که توی یه مجله کار می کنه و می خواد برای من ایمیل بزنه یه مقاله بفرسته که داوری کنم.

اگه با ایمیل شخصی اش بزنه می تونه بزنه که :

سلام عتیق جان
خوبی؟  رها خوبه؟این مقاله رو فرستادم برای داوریلطفا تا فلان تاریخ نتیحه رو برام بفرستمرسیمی بوسمتلیلا

اگه با ایمیل مجله بزنه اینو می زنه:

سرکار خانم مهندس ...
با سلام و احترام
به پیوست فایل مقاله... جهت داوری ارسال می گردد.. خواهمشند است فرمهای مربوطه را تا تاریخ .... به ایمیل مجله ارسال فرمایید.با تشکر لیلا....عضو هیات تحریریه مجله....

هر کدوم از اینها یه جواب متفاوت داره.

توی اولی من هم می گم:

سلام لیلا جان... حتی ممکنه راجع به اینکه رها امسال داره می ره مدرسه هم بنویسم یا راجع به تاریخ عروسیش هم بپرسم.
بعد هم می گم که مثلا این هفته سه سری مهمون دارم و نمی رسم ولی سعی می کنم اوایل هفته آینده حتما براش انجام بدم.حوب باشی.عتیق

توی دومی من می نویسم:

سرکار خانم....
با سلام
سعی می کنم در اولین فرصت حتما مقاله را مطالعه و فرم ها  را پر کنم.با احترام عتیق ...

یعنی دقیقا جواب من بستگی به لحن اون داره.

ولی در مورد آدمهای کاملا غریبه، چون اونها هیچ شناختی از آدم و لحنش ندارن به نظرم آدم باید تعارفات رو چند برابر کنه

یعنی خیلی خیلی مودب تر باشه؛

از کلمات لطفا و خواهشمندم و پیشاپیش ممنونم و اینجور چیزها استفاده کنه؛

نباید اینجوری به نظر بیاد که داری به طرف دستور می دی حتی اگر از نظر سازمانی از اون آدم بالاتری؛

چون باعث میشه که توی آدمها حس بدی به وجود بیاد.

یه مورد دیگه هم اینکه اگه از طرف یه شرکت یا موسسه ایمیل می زنی حتما باید اسم و سمت خودت رو توی اون شرکت بنویسی به عنوان امضا تا طرف بفهمه که با کی طرفه و از کجا و چرا باهاش تماس گرفتن.

یه نکته ای که خیلی کمک می کنه به اینکه جواب ایمیل آدم رو بدن اینه که آدم از یه اسم اشنا به عنوان معرف توی ایمیلش استفاده کنه.

من شخصا ایمیل کسانی که از طرف کسی معرفی شدن رو سریع تر جواب می دم به نسبت کسانی که می گن مثلا من ایمیل شما رو از مقاله اتون توی فلان مجله یا سایت برداشتم. ولی کلا آدم بهتره بگه که ایمیل طرف رو از کجا برداشته.

بعد هم اینکه باید سوال یا درخواستت کاملا مشخص باشه؛ اینکه مثلا بگی به من کمک کنین جواب نمی ده. باید معلوم باشه که دقیقا این کمکی که می خوای چیه.

یه نکته دیگه هم اینه که اگه قبلا با طرف تلفنی یا حضوری صحبت کردی و ایمیل به اون صحبت مربوط میشه اولش بگی پیرو صحبتی که در فلان تاریخ با هم داشتیم (فریده جان این رو یادم رفته بود برای تو توی ایمیل بنویسم).

الان من دو تا نمونه از ایمیل هایی که این مدت دریافت کردم رو برات می زنم و می گم که چرا اینها جواب درستی دریافت نکردن:

این یکی امروز اومده:

با سلام و خسته نباشید خدمت دوستان گرامی گروه. پیرو صحبتی که داشتیم فرم مورد نظر رو ارسال کردم. لطفا تلاش شما بر این مبنا باشد که کسی از قلم نیفتد و فرم پر شده را تا شنبه ساعت 2 به همین ایمیل ارسال بفرمایید.
قابل توجه عزیزانی که موفق نشدم باهاشون تماس بگیرم: هر کدام از دوستان اطلاعات مربوط به دوستان همکلاسی و هم ورودی خودشون رو در دوران ارشد بنویسن.از همکاری شما سپاسگزارم.ف. میم.

من این ایمیل رو عصر جواب دادم:

سلام
ببخشید من اصلا در جریان هیچی نیستم.میشه برام توضیح بدین لطفا؟

دلیلش این بود که من اصلا این ف. میم رو نمی شناختم و اصلا نمی دونم این گروه چیه و نگفته که از کجا تماس می گیره یا کی ایمیل من رو بهش داده. بعدش هم یه جوری دستور داده که تا ساعت دوی روز شنبه بفرستین که انگار من مثلا منشی اشم و اون مدیر عامل. حتی توضیح نداده که اطلاعات دوستام رو برای چی می خوان و قراره باهاش چه کار کنن.

من البته حدس می زنم که کی آدرس ایمیل منو داده و این از کجا میاد؛ ولی قطعا تا وقتی که مطمئن نشم هیچ جوابی دریافت نخواهند کرد.

یه ایمیل دیگه که این مدت گرفتم و اعصابم رو خیلی خرد کرد و باعث شد جواب بدی بدم این بود:

سلام خانم دکتر ...
من از دانشجوهای کارشناسی ... هستم، دانشگاه ... در حال تحصیلم. 2-3 روز پیش یکی از مقاله هاتون رو که در مجله ... چاپ شده به اسم ... خوندم.واقعا از همه نظر عالی بود و خیلی به من کمک کرد.
من ترم آخرمه و پایان نامه ام مربوط به ... اس.می خواستم ببینم شما راجع به مبانی نظری و معیارهای ... ساعته مقاله ای فارسی یا انگلیسی دارید؟اگه لطف کنید و یک کمکی به من بدید ممنون میشم.
با تشکر فراوان

این جواب من سری اول: (چون لحنش مودبانه بود سریع جواب دادم در حد یکی دو ساعت بعد)

سلام
من  راجع به این موضوع به صورت دقیق کار نکردم.ولی پایان نامه خودم  در مورد ... ه.وقتی دنبال نمونه می گشتم به یه چیزی برخورد کردم که شاید به درد شما بخوره: VivaCity2020: Urban Sustainability for the 24 Hour City 

یه پروژه ای هم هست توی لندن به اسم :
bankside 1/2/3کلا توی لندن خیلی دارن روی این کانسپت کار می کنن.امیدوارم به دردتون بخوره.

دفعه بعد اینو زده:

سلام
مرسی خانم دکتر،واقعآ ممنون که پاسخ دادین.کل پایان نامه ام راجع به معیارهای ... است و بیشتر میخوام اونا را تشریح کنم و با یک نمونه موردی بررسی اش کنم.تا الان رو چندتاش کامل کار کردم ولی بعضی معیارها مثل امنیت و سرزندگی خیلی گسترده اس، مخصوصآ تو ایران هر کدوم از صاحب نظرا یک دیدگاه دارن، خیلی منسجم نیست.

میخواستم اگه لطف کنید در این خصوص راهنماییم کنید ممنون میشم.با تشکر از فایلی که فرستادید، خیلی مفید بود و یکمم سنگین :-)

من راستش خیلی بهم برخورد.

طرف اصلا نرفته لینک رو ببینه و اصلا هم نرفته ببینه که یه کار تحقیقی رو چه جوری انجام میدن؛ همون اولین قدم برداشته به من ایمیل زده شاید من یه فایل آماده داشته باشم مثلا براش بفرستم.

حس کردم انتظار داشته که من کل فایل رو براش ترجمه کنم و معیارها رو دربیارم و بنویسم. انگار که منظورش این بوده باشه که پایان نامه اش رو من انجام بدم. برای همین سه چهار روز جواب ندادم تا اینکه دو باره اینو زد:

با سلامخانم دکتر میشه یه کمک کوچولو بدیدممنون میشم

منم راستش عصبانی شدم و این جواب رو دادم:

سلام
من متوجه منظورتون نمی شم.چیزایی که به ذهنم می رسید و می دونستم گفتم.دیگه بقیه اش با خودتونه.یه راهی که به ذهنم می رسه اینه که معیارهایی که بهش رسیدین ولی نمی دونین میزان اهمیت کدومشون بیشتره  یا در موردشون اختلاف نظر وجود داره رو به صورت پرسشنامه بدین یه سری متخصص دسته بندی کنن.یعنی یه جدول که ستونش لیست معیارها باشه و سطرش میزان اهمیت از بسیار کم، کم، متوسط، زیاد، بسیار زیاد.بعد می تونین به یه جمع بندی برسین.سی نفر که پرسشنامه شما رو پر کنن کافیه.متاسفانه بیشتر از این کمکی ازم برنمیاد.

طرف هم عذرخواهی کرد و گفت ببخشید که مزاحم شده.

(الان این دو تا ایمیلی که من زدم هیچ جمله آخری نداره. نه خداحافظی نه هیچ چیز دیگه. این نشون می ده که من عصبانیم.)

به نظرم خواسته اش نامعقول بود. به هر حال من که کارم بستن پایان نامه مردم اون هم مفت و مجانی نیست .

راهنمایی خواست من هم به نظر خودم با گفتن اینکه توی لندن این کار رو انجام دادن کمک خیلی بزرگی بهش کردم و توی اون لینک می تونست خودش همه چیزهایی که لازم داشت در بیاره. ولی اینکه انتظار داشته باشه که همه کار رو من انجام بدم انتظار زیادیه.

برای همین باید به نظرم آدم یه جوری ایمیل بزنه که طرف مقابل احساس بدی نسبت به خودش پیدا نکنه؛ فکر نکنه که دیگران فکر می کنن که این بیکار و علافه و جز اینکه بشینه به ایمیل های اونها جواب بده کار دیگه ای نداره یا اینکه کارمندشونه.

در عوض یه ایمیل دیگه گرفتم که اینقدر لحنش خوب بود که سریع جواب دادم:

خانم دکتر ... گرامی
سلام و عرض ادبوقت بخیرامیدوارم خوب و سلامت باشیدبنده در حال انجام مراحل نهایی رساله خود با هدف ...  هستمخواهشمندم بنده را در تکمیل پرسش نامه ای که به پیوست ضمیمه است و ارائه نظر ارزشمندتان کمک بفرمایید و در صورتی که پیشنهادی در مورد بحث دارید با بنده به اشتراک بگذارید.بدون شک با توجه به آگاهی که در این زمینه دارید، کمک بسیاری به من خواهید کرد. لطفا پرسش نامه را ملاحظه فرمایید و از قسمت design و shading برای پر کردن گزینه ها با رنگ سیاه استفاده نمایید. ترتیب گزینه ها لطفا به صورتی باشد که کم اهمیت ترین از نظر شما نمره ۱ و بیش ترین نمره ۵ بگیرند. پیشاپیش از لطف و همکاری شما سپاسگزارم. ارادتمند سین

نکات مثبتش یکی اینه که اول خیلی مودبانه است (با وجود اینکه طرف هم دانشکده ای من بوده و از نزدیک همدیگه رو می شناسیم). ثانیا اینکه برای من اینقدر احترام قائل شده که یه توضیح بده راجع به کارش؛ فقط نگفته که لطفا این پرسشنامه رو پر کنین.

بعد اینکه پرسشنامه اش رو جوری طراحی کرده که پر کردنش آسون باشه و این رو توضیح داده خیلی خوبه؛ اینکه آدم می فهمه این کار زمان زیادی ازش نمی بره.

بعدش هم اینکه ددلاین نداده که مثلا تا ساعت چهارِ فلان روز بفرست.

برای همین من هم چون می دونستم اون هفته گرفتارم براش زدم که گرفتارم این هفته ولی اگه عجله داره بگه که یه کاریش بکنم؛

اون هم گفته بود که می تونه تا اول هفته بعد صبر کنه.

بعد هم که پرسشنامه پر شده رو فرستادم براش، تحلیلش راجع به جواب هام رو برام فرستاد. این خیلی بهم احساس خوبی داد که من هم از این کار یه نتیجه ای گرفتم و یه چیزی دستگیرم شده؛ اینکه فقط یه وسیله نبودم.

کلا وقتی که آدم با ایمیل می خواد یه کاری رو انجام بده باید تعداد کلماتی که استفاده می کنه به طرز قابل ملاحظه ای از وقتی که داری شفاهی درخواستت رو مطرح می کنی بیشتر باشه؛

اینکه جوری جواب بدی که طرف احساس کنه براش ارزش قائل بودی و وقت گذاشتی؛

یا اینکه جوری درخواست کنی که طرف احساس کنه که ارزش نظرش و وقتش رو می دونی.

یه چیز خیلی مهم به نظر من هم جمله آخریه که باهاش ایمیلت رو تموم می کنی؛ چیزی که قبل از اسمت می نویسی.

اول اینکه حتما آخر همه ایمیل ها حتی ایمیل های دوستانه هم اسمت رو بنویس؛ با وجود اینکه توی اینباکس طرف هست.

من برای ایمیل های دوستانه از «می بوسمت» و یا «خوب باشی» استفاده می کنم؛ بسته به اینکه طرف زن باشه یا مرد و اینکه چقدر صمیمی باشیم با هم. برای یه رده عقب تر «به امید دیدار» و «خدانگهدار» و «موفق باشید» و اینجور چیزها. و برای خیلی رسمی از «با احترام» یا «با سپاس فراوان». بعدش هم اسمم رو می نویسم.

بهتره که آدم یه جمله خیلی خاص خودش داشته باشه برای آخر ایمیل هاش. مثلا من این «خوب باشی» رو از مدیرعامل شرکتی که قبلا توش کار می کردم یاد گرفتم و به نظرم خیلی قشنگه.

کلا خوبه که توی ایمیل حتی رسمی یه جمله ای که به طرف انرژی مثبت بده باشه؛ از احوالپرسی، یا تبریک یک مناسبت یا یه آرزو برای اینکه مثلا  آخر هفته خوبی داشته باشید یا خوب و خوش باشید یا موفق باشید و از این جور چیزها.

در مورد وقتی که جواب کسی رو می دی اینکه بهش بگی اگه باز سوالی بود بپرسه خیلی خوبه؛و وقتی از کسی درخواست داری بگی که منتظر جوابش هستی. همیشه یه راه بذار برای تماس های بعدی.

اگر هم ایمیل رو با تاخیر جواب دادی حتما اولش عذرخواهی کن و اگه لازمه دلیلش رو بگو.

اینها نکاتی بود که من در این لحظه به ذهنم می رسه.البته الان دقیق یادم نمی آد که اون سوالی که بار اول پرسیده بودی چی بود ولی امیدوارم توضیحاتم کافی بوده باشه.

باز اگه سوال خاصی داری من در حد توانم در خدمتم.

خوب باشی.عتیق